Các bước chuẩn bị của một hdv du lịch trước khi thực hiện một chương trình tour du lịch

Ngày xưa, du lịch chỉ xuất hiện ở tầng lớp giàu có. Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, du lịch đã trở nên cần thiết, người ta đi du lịch như một hình thức xả tress, người ta đi du lịch mong được khám phá tìm hiểu những cái mới lạ, đi du lịch để gắn kết gia đình, người thân, đi du lịch để nghỉ dưỡng sau những ngày làm việc …
Du lịch trở thành một nhu cầu phổ biến và ngày càng giữ vai trò quan trọng và được coi là hình thức không thể thiếu. Mỗi cá nhân, tập thể gần như đều đi ít lịch ít nhất một vài lần trong năm. Thế nhưng, cùng với sự phát triển và phổ biến của lĩnh vực này nên kéo theo đó là vô số các ngành dịch vụ khác ra đời cạnh tranh phát triển, như nhà hàng , khách sạn , khu resrost nghỉ dưỡng ….
Yêu cầu của người đi du lịch cũng ngày một cao. Để đáp ứng nhu cầu thực hiện các hoạt đông được kí kết giữa khách du lịch và công ty du lịch, đảm bảo mọi yêu cầu khách hàng được hài lòng, ngoài chất lượng dịch vụ từ các bên cung ứng dịch vụ liên quan, hướng dẫn viên là người góp phần trực tiếp, thực hiện các hoạt động du lịch. Hướng dẫn viên du lịch phải chuẩn bị gì khi thực hiện một chương trình tour để được thành công hơn mong đợi?
 
Thông thường để một hướng dẫn viên nhận đi một tour nào đó thì HDV đó sẽ được thông báo trước đó khoảng 1 tuần (đôi khi là 1 tháng hoặc cũng thể trước 3-4 ngày, còn trường hợp cứu tour thì không dành cho các bạn mới vào nghề rồi).
 
1.Nhận Bàn giao tour :
– Các loại giấy tờ, tài liệu có liên quan như:
+Các giấy tờ về cung ứng dịch vụ : giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, biên bản thực hiện dịch vụ với các đối tác
+Các giấy tờ liên quan đến khách:danh sách đoàn khách có họ tên, ngày sinh, quốc tịch….danh sách phân phòng ( nếu có )
+Nhận tiền tạm ứng.
+ Nhận tài liệu phục vụ tuyên truyền, quảng cáo
 
2. Bạn phải kiểm tra danh sách đoàn, thông tin cá nhân, và tìm hiểu đối tượng khách ( khách đoàn hay khách lẻ, dân tộc, lứa tuổi, nghề nghiệp, giới tính…) việc này giúp hướng dẫn viên nắm bắt được tâm lí khách du lịch và chuẩn bị thái độ ứng xử và dùng từ ngữ cho phù hợp.
 
ví dụ : Đừng bao giờ dùng từ “Ok” (đồng ý) đối với du khách Anh thứ thiệt mà phải là “That’s all right”.
Dùng“How do you do?”. Không dùng “Good morning, hello, Hi”.
Với người Mỹ thì dùng: “Good morning, hello, Hi”.
 
2.Tìm hiểu về chương trình tour
– Ghi nhớ những điều khoản trong hợp đồng du lịch giữ khách với công ty hay giữa hãng lữ hành gởi khách với công ty. Các nội dung quan trọng là chương trình, các dịch vụ cơ bản, các dịch vụ kèm theo
– Cập nhật thông tin mới nhất về tuyến điểm, thông tin thuyết minh….
– Chương trình có những điểm cần lưu ý
– Chương trình có dịch vụ đặc biệt
– Xác định yêu cầu của khách hàng
– Rà soát lại nội dung chương trình và các điểm du lịch sẽ đến thă
– Soạn thảo tóm tắt bài thuyết minh đối với từng điểm du lịch sẽ đến.
 
3.Chuẩn bị cá nhân
-HDV phải nói nhiều và gần như xuyên suốt các chuyến đi nên việc đầu tiên phải giữ cho bản thân một sức khỏe tốt ( hạn chế tối đa uống nước đá, nước lạnh, nên uống trà nóng)
– Micro hoặc loa tay : điều chỉnh cho phù hợp với chất giọng và âm lượng vừa phải.
– Quyển sổ tay nhỏ và bút bi : Sổ tay điện thoại liên quan đến cơ quan (giám đốc, trưởng phòng ….) điện thoại liên quan đến các đối tác cung cấp dịch vụ (khách sạn, nhà hàng…)
– Bản đồ
-Trang phục : Chuẩn bị trang phục gọn gàng nhưng đầy đủ,nên mang theo những thứ cần thiết không quá nhiều
+Nam cắt tóc gọn gàng ngắn trên cổ áo, nữ nếu tóc dài buộc lại phía sau
+ Không nên sử dụng các loại nước hoa và nước khử mùi cơ thể nồng độmạnh
+ Bàn tay phải luôn sạch sẽ, rửa tay sau khi hút thuốc lá hoặc đi vệ sinh
+ Chỉ đeo nhẫn cưới, khuyên tai hạt nhỏ, vòng cổ đơn giản và đồng hồ. Không đeo vòng tay, vòng cổ chân, khuyên to, vòng cổ dài hay vòng tay thô bản
+ Nữ chỉ trang điểm nhẹ nhàng, nam cạo râu sạch sẽ, trừ khi râu ria được cho phép không cao
+ Đảm bảo cơ thể phải sạch sẽ, không có mùi khó chịu, bàn tay luôn sạch và các móng tay được cắt gọn gàng
+ Đảm bảo hơi thở thơm tho và răng sạch sẽ
+ Luôn mặc áo sơ mi/áo khoác, đồ lót, tất/quần sạch sẽ ngay từ khi bắt đầu mỗi ngày
+Tất cả quần áo mặc ngoài phải được giặt sạch và là phẳng thường xuyên hoặc bất cứ lúc nào bị bẩn
+Giày phải luôn sạch sẽ và được đánh xi
+ Thẻ Hướng dẫn viên (theo quy định) luôn được đeo đúng cách, ngay ngắn và sạch sẽ
+Tư thế: đứng thẳng, hai tay để hai bên hoặc phía sau, không không tựa hay dựa vào đồ vật,trang thiết bị
+ Đi lại nhẹ nhàng, không lê bàn chân trên sàn
+ Nói phải rõ ràng, không to tiếng nhưng cũng không lầm bầm
+ Không được thể hiện thái độ giận dữ, thiếu kiên nhẫn, mỉa mai hay chán nản
+ Trao đổi thông tin giữa các nhân viên phục vụ nên riêng biệt, tránh thực hiện trước mặt khách
+ Khách hàng phải được chú ý, quan tâm kịp thời và được hỗ trợ các yêu cầu bất cứ khi nào cần đến
+ Các thông tin và kiến thức phải được truyền tải kịp thời, lịch thiệp và chính xác
+ Tại các khu vực công cộng, hướng dẫn viên không nên ho, hắt hơi, hít ngửi, ngoáy mũi hoặc cậy răng, hắng giọng hay khạc nhổ, mút đầu ngón tay, ợ hơi, ngáp, căng thẳng hoặc biểu hiện bất kỳ hành vi nào chống đối xã hội
+ Phải ăn uống vào các thời điểm đã định
+ Hướng dẫn viên không được say rượu, có mùi cồn hoặc uống rượu trong thời gian thực hiện chương trình du lịch
 
4. Chuẩn bị kiến thức điểm đến để thuyết minh
Chương trình tham quan du lịch đã được định sẵn theo hợp động được kí kết trước đó nên hướng dẫn viên du lịch có thể chủ động chuẩn bị phần kiến thức để thuyết minh trong suốt quá trình thực hiện chương trình tour.Thông tin cần phải chính xác, rõ ràng mạch lạc, tránh liên quan tới các vấn đề về chính trị.( Trường hợp vấn đề nào chưa được xác minh thì khéo léo xin trả lời sau khi đã tìm hiểu và có cơ sở, tuyệt đối không tự biên tự diễn,chém gió thành bão )
 
Các phương pháp thuyết minh
 
ð Phương pháp miêu tả và kể chuyện : phương pháp này chủ yếu dựa vào hình nào trực quan mang lại của đối tượng tham quan, rồi dùng các thức miêu tả và kể chuyện, tái hiện những sự kiện, huyền thoại có liên quan đến đối tượng tham quan.
 
ð Phương pháp giới thiệu, chứng minh và bình luận: phương pháp này chủ yếu dựa vào những con số mang lại từ đối tượng tham quan, bắt đầu bằng việc chỉ dẫn hay giới thiệu đối tượng tham quan và minh họa cho khách hiểu về quá trình hình thành, đổi thay và những so sánh, đối chiếu với các đối tượng tham quan khác.
 
Các thủ pháp thuyết minh :
 
-Đối với đối tượng tham quan độc đáo, kỳ vĩ và tạo cảm xúc mạnh, thủ pháp được áp dụng là hướng khách vào việc chiêm ngưỡng mà hướng dẫn không nhận xét hay bình luận. Những lúc này, ấn tượng từ thị giác sẽ tạo cảm xúc cho khách du lịch mạnh hơn lời thuyết minh của hướng dẫn viên.
 
-Hướng dẫn viên có thể sử dụng thủ tháp để khách quan sát có ấn tượng, có cảm xúc về đối tượng tham quan rồi mới thuyết minh để tạo thêm cảm xúc cho khách
 
-Vừa chỉ cho khách đối tượng tham quan,vừa thuyết minh về đối tượng tham quan đó. Đây là thủ tháp phổ cập nhất, được sử dụng thường xuyên nhất trong nghiệp vụ hướng dẫn du lịch, hoạt động chỉ + nói trong lúc thuyết minh phải thực hiện một cách nhịp nhàng, khéo léo
Trình tự của một bài thuyết minh
Nội dung thuyết minh có thể kể theo các trình tự sau :
 
-Trình tự không gian thời gian: đặc biệt dùng khi tái hiện lại lịch sử của đối tượng tham quan, có thể kể trình tự từ xưa đến nay hoặc ngược lại dẫn dắt từ hiện tại về quá khứ .
 
– Trình tự miêu tả từ toàn cục tới chi tiết : Miêu tả toàn cảnh , một phần hay đặc điểm nổi bật của một đối tượng tham quan và dẫn dắt du khách để đến một chi tiết đã chuẩn bị trước. Có thể theo trình tự ngược lại, miêu tả chi tiết sau đó dẫn dắt đến khung cảnh tổng thể .
 
– Sau kết thúc một bài thuyết minh hay một vấn đề nào đó cần có một lời kết ngắn gọn, xúc tích rồi chuyển đến trình tự của một nội dung thuyết minh khác.
 
5. Chuẩn bị cho phần giải trí, hoạt náo
 
Hdv du lịch ngoài việc có nội dung thuyết minh hay, hấp dẫn còn cần phải có nghiệp vụ hoạt náo tạo không khí vui tươi, gắn kết giữa thành viên trongđoàn và giữa đoàn khách với hướng dẫn viên.
 
Các nội dung hoạt náo có thể là :
 
-Tổ chức giao lưu văn hóa, văn nghệ : kể chuyện, ca hát, ngâm thơ…
-Tổ chức thi đố vui: có thể là đố về các nội dung liên quan tới tuyến, điểm, đến đất nước Việt Nam, hay đất nước của du khác …
– Chuẩn bị những phần quà nhỏ như móc treo chìa khóa, kẹp tóc cho khách nữ …
HDV cần tìm hiểu và biết nhiều trò chơi hoạt náo để khỏi bị nhàm chán, dưới đây là một sô trò chơi cơ bản có thể tổ chức cho khách dl
 
Trò chơi mở đầu :
Sử dụng bài hát : Nhìn mặt nhau đi
Nhìn mặt nhau đi xem ai có giận hờn gì
Nhìn mặt nhau đi xem ai có giận hờn chi
Mình là an hem có chi đâu mà giận hờn
Nhìn mặt nhau đi, nhìn cái mặt nhau đi
….
Vuốt mũi nhau đi…
Nắm tay nhau đi..
Sờ má nhau đi …
Trò chơi nối từ :
( Nhớ dùng từ chỉ có hai tiếng, ví dụ : ăn cơm, học tập …)
Cách chơi : chia xe thành 2 đội : mỗi độicử ra đội trưởng và đặt một tên riêng cho đội của mình
Cho hai đội one_tù_tỳ để tìm đội đưa ra từ trước
Ví dụ : đội A thắng đội A đưa ra từ : đi học
Quản trò hỏi đội B học gì?
Đội B trả lời : học tập
Quản trò hỏi đội A : Tập gì ?
……
Cứ như thế đến lúc nào đó sẽ có đội đưa ra từ mà khi hỏi đội kia không tìm ra từ để nói và tìm ra đội thắng cuộc .
 
Trò chơi chuyền nón
 
Hát một bài hát trong khi chuyền chiếc nón từ người này sang người kia. Ai là người đội cầm nón khi kết thúc bài hát thì phải làm theo một yêu cầu nhỏ nhỏ nào đó từ người quản trò .
…..
Người ta thường bàn tới những kỹ năng cần thiết của một hướng dẫn viên du lịch tài ba, nhưng quên mất sự chuẩn bị cẩn thận chu đáo trước khi thực hiện một chương trình tour hay bất kỳ một công việc nào đó cũng góp phần thành công không nhỏ. Thử nghĩ xem, hướng dẫn viên du lịch là người trực tiếp gặp gỡ và thực hiện các hoạt động điều khoản trong hợp đồng, nếu Bạn có kỹ năng như kỹ năng giao tiếp giỏi Bạn có thể gây ấn tượng với khách hàng ngay lời chào đầu tiên, Tuy nhiên nếu không có sự chuẩn bị Bạn có thể quên những vât dụng nhỏ như loa tay, cờ đoàn … điều này sẽ gây bất tiện cho Bạn mà trong mắt du khách cũng mất đi sự chuyên nghiệp của một hướng dẫn viên du lịch.
Vì vậy, trước khi thực hiện một chương trình tour bất kì , tối thiểu Bạn phải nắm được những kỹ năng cần thiết và đảm bảo rằng đã chuẩn bị tốt các bước kể trên có thể hoàn toàn yên tâm để bắt đầu chuyến du lịch ý nghĩa cùng những hành khách thú vị .
#Trung_tâm_đào_tạo_Nghiệp_vụ_ngắn_hạn_SPTC ️
🏫 93 Trần Văn Hoài,Xuân Khánh,Ninh Kiều, Cần Thơ
☎Điện thoại: 0292.652.3000 – fax: 07103.894.531
📞Điện thoại /Zalo: 0971.435.720 – 0869.790.890
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Gửi phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai, nhưng bạn phải kiểm tra hộp thư sau khi gửi phản hồi để xác nhận email của bạn có thực và bạn không phải là spammer. Bạn có thể gửi thư trực tiếp đến [email protected] để được trả lời trực tiếp và nhanh hơn. Các trường bắt buộc được đánh dấu *